L’art d’apprendre à évaluer son efficacité n’est pas une science exacte. Néanmoins, si vous perdez du temps sur des tâches inutiles, connaissez des journées à rallonge et êtes quand même en retard dans votre travail, il y a de fortes chances qu’il faille revoir vos méthodes de travail.
Avant d’établir un plan d’action, il va falloir identifier les causes de votre manque d’efficacité. S’agit-il d’un problème d’organisation, d’un déficit de concentration, ou encore d’une perte d’intérêt pour vos missions ? Dans tous les cas, des solutions existent.
1- Je n’avance pas vite dans mon travail : apprenez à mieux vous organiser
Souvent, l’impression d’être inefficace dans son travail provient d’un manque de planification. Si vous n’attribuez pas une certaine valeur à chacune de vos tâches, vous risquez de passer du temps sur des missions qui n’en valent pas la peine. Je vous propose donc de faire le récapitulatif de l’ensemble de vos missions. Une fois que vous les aurez lister, répartissez les en deux catégories. Dans la première, vous mettrez les missions qui constituent réellement le cœur de votre travail. Dans l’autre, vous listerez toutes ces tâches qui sont plutôt annexes.
Voici quelques exemples de tâches secondaires qui peuvent vite devenir chronophage si on y prend pas garde :
- Consulter et répondre à ses mails ;
- Interagir sur slack ou toute autre messagerie instantanée professionnelle ;
- Trier ses factures et faire sa comptabilité ;
- Remplir des papiers administratifs ;
- Etc.
Vous remarquerez que ces tâches ne demandent pas un haut niveau de concentration. Néanmoins, si vous les répartissez mal dans la journée, elles peuvent réellement nuire à votre productivité.
Il n’est pas souhaitable d’interrompre régulièrement son travail pour consulter ses mails, vérifier sa comptabilité… Ces actions en pointillée alimentent le multitasking et ce n’est pas bon du tout pour votre efficacité.
Pourquoi faut-il éviter le multitasking ?
Cette tendance a longtemps été valorisée. On pensait qu’il était tout à fait possible de faire plusieurs choses à la fois, voire que cela augmentait notre productivité. Non seulement on s’aperçoit aujourd’hui que c’est faux, mais on sait maintenant que cela fatigue énormément le cerveau !
Sursollicité en permanence, il finit par ne plus être capable de se concentrer sur rien. C’est l’autoroute vers le burn-out.
Apprenez-donc à regarder vos mails ou votre messagerie instantanée à heure fixe et à consacrer des moments précis à toutes ces tâches qui doivent être faites mais ne constituent pas le cœur de votre métier.
Le sentiment d’être débordé vient rarement d’une charge excessive de travail. C’est surtout l’incapacité à établir des priorités qui créent ce sentiment de dépassement. On a l’impression que tout est urgent alors qu’il n’en est rien. Cela peut même créer un sentiment de découragement tel que l’on n’arrive même plus à se mettre au travail.
Comment organiser son temps : identifiez votre chronotype pour être plus efficace
Il est illusoire de penser que l’on peut être productif tout le temps à toute heure de la journée. Nous ne sommes pas des machines. Certaines personnes sont plus efficaces le matin quand d’autres atteignent le pic de leur capacité de concentration vers 17h. Cela montre que nous dépendons de notre rythme circadien qui détermine à son tour notre chronotype.
Etablir votre chronotype est donc souhaitable pour maintenir une organisation efficace. Certains questionnaires disponibles sur Internet vous permettront de le connaître, comme le « Morningness-Eveningness Questionnaire ». Néanmoins, vous pouvez tout aussi bien faire confiance à votre intuition.
Si vous observez que vous avez moins de mal à travailler et à vous concentrer le soir, profitez-en pour faire les missions les plus importantes à ce moment là. Les tâches qui supposent une moindre capacité de concentration pourront être réalisées le matin.
C’est bien évidemment l’inverse si vous pensez être plutôt du matin.
Une bonne organisation permet de prendre des pauses aux bons moments
Voilà la principale raison pour laquelle vous devez apprendre à planifier vos journées. Si vous n’organisez pas correctement votre temps de travail, vous risquez de procrastiner. Vous devrez alors réaliser une quantité importante de travail d’un coup et sans prendre de pause.
Or, des breaks réguliers dans la journée sont essentiels pour maintenir votre efficacité. Il existe un consensus selon lequel le cerveau n’est pas capable de se concentrer plus de 90 minutes dans la journée.
Si vous essayez de travailler 3h d’affilée sans prendre de pause, votre temps effectif de travail sera en réalité bien inférieur.
La solution la plus connue pour s’astreindre à des pauses régulières est la méthode pomodoro. Elle vous oblige à gérer votre temps, puisqu’elle consiste à se chronométrer avant de réaliser des séances de travail de 25 minutes entrecoupées de pauses de 5 minutes à chaque fois. Au bout de 4 sessions de 25 minutes, vous pouvez vous accorder 30 minutes de pause. Cette méthode présente deux vertus principales :
- Une meilleure appréciation du temps que l’on passe sur chaque tâche ;
- Une concentration renforcée puisque le cerveau se repose aux bons moments et maintient donc une bonne productivité.
Si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser cette méthode, vous risquez de la trouver déroutante (voire absurde) au départ. C’est normal, il faut du temps au cerveau pour trouver de nouvelles manières de fonctionner. Si vous avez le courage de persévérer, vous devriez observer des effets à moyen terme qui vous pousseront à continuer et à ne pas vouloir revenir en arrière. C’est du moins ce qu’observent les adeptes de cette méthode qui n’étaient pas très convaincus au départ.
Bien sûr, prendre trop de pauses n’est pas bon non plus. Cela dénote d’une incapacité à se concentrer longtemps sur un tâche. Heureusement, là aussi des solutions existent.
2- Je me laisse facilement distraire : entraînez-vous à sortir du piège de la gratification instantanée
La gratification instantanée, qu’est-ce que c’est ?
Avec le développement d’internet, des réseaux sociaux et des algorithmes qui vont avec, il est devenu très difficile de résister aux sollicitations dont nous sommes assaillis en permanence.
Il est pourtant impératif de contrôler notre consommation de ces plateformes car elles nuisent gravement à notre capacité de concentration. Le principal problème avec les réseaux sociaux en particulier, c’est qu’ils sont de véritables machines à gratification instantanée. Vous ne connaissez pas cette expression ?
Pensez à deux choix qui se présenteraient à vous alors que vous n’avez rien mangé depuis 6 heures:
- Vous délecter d’une pizza 4 fromages qui sort du four ;
- Manger du riz et des carottes cuites à la vapeur pour perdre quelques kilos avant le marathon de Paris qui se tient dans 3 mois.
Si vous avez choisi la première option, vous avez opté pour la gratification instantanée. Vous avez préféré un plaisir immédiat (succomber à la gourmandise) à un objectif à long terme qui suppose des sacrifices (vous préparer à un marathon).
Cela n’est en rien une tare, puisque cette réaction spontanée serait celle de n’importe qui si l’entraînement et la discipline n’existait pas. Le problème, c’est que notre société nous pousse à prendre ce choix plus que de raison.
Comment les algorithmes vous volent votre temps (et votre capacité de concentration)
Pour faire court, notre capacité d’attention est limitée, mais elle est aussi précieuse. Les acteurs de la publicité et des médias se battent pour l’obtenir afin de gagner en notoriété et nous vendre toujours plus de produits (miracles). Pour cela, elles ont compris qu’il fallait nous brosser dans le sens du poil en nous proposant des contenus séduisants et facilement “consommables”.
C’est la raison pour laquelle les réseaux sociaux ont développé des algorithmes extrêmement performants qui vous servent de la gratification instantanée sur un plateau d’argent. Le but derrière tout ça : que nous restions connectés le plus longtemps possible.
Le problème, c’est qu’à force de succomber à ce genre de tentation, vous risquez d’avoir beaucoup plus de difficulté à accepter la frustration. Or, quel que soit le travail que vous faites, il y aura toujours un effort à fournir et une discipline minimale à avoir. Si vous vous habituez trop aux mécanismes de gratification instantanée, vous finirez par être moins persévérant.
C’est extrêmement pernicieux puisque cela se répercute même sur les loisirs :
“Ce film contient quelques longueurs ? Je zappe.”
“Ce livre est intéressant mais il est trop long ? Je le reprendrai plus tard.”
Si vous parvenez à en prendre conscience et à déconnecter, ces changements vous aideront dans votre travail. Nos passe-temps ne sont pas anodins car, en modelant notre cerveau, ils ont une influence directe sur notre intelligence et sur notre rapport au monde. La lecture par exemple fait intervenir des réseaux neuronaux multiples et a donc tendance à renforcer notre intelligence. Dans son acception littérale, l’intelligence définit en effet notre capacité à faire des liens.
Plus vous exercerez votre intelligence, plus vous deviendrez à même de mener des raisonnements complexes.
Les principales raisons qui doivent vous décider à lutter contre la recherche de gratification instantanée
Les distractions faciles que nous procurent les réseaux sociaux et surtout la gratification instantanée, tuent surtout votre proactivité. Bien sûr, vous pouvez avoir une utilisation autre de ces plateformes, mais c’est rarement le cas. La plupart des gens vous diront qu’ils vont dessus pour “se vider la tête”. L’expression parle d’elle-même.
Se détacher des mécanismes de gratification instantanée a donc 4 avantages majeurs :
- Cesser de perdre du temps dans des activités chronophages qui vous font perdre des heures précieuses ;
- Reprendre le contrôle de vos activités et donc restaurer votre capacité à entreprendre et à être proactif ;
- Reconstruire votre capacité à vous focaliser sur votre travail et à tolérer la frustration. Deux qualités indispensables si vous voulez devenir efficace au travail ;
- Exercer votre intelligence en retrouvant le goût pour des loisirs plus complexes (lecture, apprentissage d’une langue, d’un instrument de musique, du dessin etc.)
Vous vous pensez définitivement accroc à la gratification instantanée ? Heureusement, tout n’est pas perdu.
Comment se libérer de ce mécanisme ?
Fort de cette prise de conscience, Il ne tient qu’à vous de mettre en place quelques astuces simples pour ne pas vous laisser submerger. À moins que vous souffriez d’une véritable addiction (auquel cas il vous faudra certainement suivre une thérapie), il est possible de changer vos comportements.
Il existe notamment des applications (Flipd, Offtime, Quality Time…) qui limitent votre utilisation d’instagram, tik tok ou de toute autre application sur laquelle vous avez tendance à passer trop de temps. Rien qu’en opérant une prise de conscience du temps que l’on passe sur certains sites, ces applications produisent un électrochoc salutaire.
Une autre manière d’apprendre à se libérer de cette dépendance consiste à s’en défaire à des moments clés. Le sevrage se fera ensuite progressivement et beaucoup plus naturellement. Se couper des réseaux sociaux du jour au lendemain peut en effet être inenvisageable pour nombre de personnes. Ce n’est pas grave. L’essentiel est d’apprendre à reprendre le contrôle du temps qu’on passe sur ces plateformes et sur le Web en général. Je vous conseille donc au départ d’appliquer cette méthode simple :
- une heure sans Internet au début de la journée ;
- une heure de déconnexion totale avant de vous coucher.
Vous verrez que ces temps off auront un impact significatif sur votre rapport au présent. La première heure et la dernière heure de la journée sont en effet des moments propices à l’introspection. Profitez-en pour tenir un journal intime (ce n’est pas réservé aux ados !), dessiner, jouer de la musique, méditer, lire…
Si vous êtes stressé, vous gagnerez énormément en sérénité car ces moments vous obligeront à faire une pause.
3- Je ne suis pas efficace au travail : méfiez-vous du regard que vous portez sur vous-même
Et si vous étiez plus efficace que vous ne le croyez ?
Vous êtes réellement persuadé que vous n’êtes pas efficace au travail ? Si vous vous posez la question de votre productivité en ces termes, c’est déjà un peu un problème en soi. Il est toujours bon d’être capable de se remettre en question et c’est également une preuve d’intelligence.
Néanmoins, c’est éminemment subjectif et ce n’est peut-être pas de cette manière qu’une personne prête à déplacer des montagnes formulera les choses.
Quelqu’un qui a de l’ambition et de la détermination se dira plutôt “j’ai besoin d’être encore plus efficace” ou “comment puis-je renforcer mon efficacité ?”. Et n’allez pas croire que toutes ces formules se valent. Il n’est pas du tout anodin de formuler les choses de manière négative dans ce genre de cas.
Si l’on fait un détour par Freud et la psychanalyse, il est même tout à fait crucial de prendre conscience de ces biais. Même si cette discipline peut sembler en perte de vitesse, ses notions fondamentales sont toujours utilisées en psychiatrie et présentent donc un intérêt pour comprendre et .
Que nous dit Freud ?
Pour le fondateur de la psychanalyse, il existe 3 instances à l’intérieur de notre appareil psychique :
- Le ça ;
- Le moi ;
- Le surmoi.
Nous ne parlerons ici que du surmoi. Si les deux autres concepts vous intéressent, retrouvez leurs définitions dans cet article :
>> Surmoi surdéveloppé, comment en faire un allié ?
Le surmoi joue le rôle de juge suprême du moi. Il est l’instance qui interdit et qui punit. C’est lui qui provoque notre sentiment de culpabilité lorsque nous échouons ou lorsque nous bravons un interdit.
En soi, c’est une bonne chose puisqu’il joue un rôle de garde-fou et nous inculque les notions de bien et de mal. Il permet donc à la société de ne pas tomber dans le chaos. Néanmoins, il ne se construit pas de la même manière suivant l’éducation que nous avons reçue et il peut parfois inhiber nos capacités.
Pourquoi formuler les choses de manière négative a un impact sur votre efficacité
Typiquement, un individu avec un surmoi trop important est plus à risque de développer une certaine mésestime de lui-même et une propension à se culpabiliser. Il a tendance à être perfectionniste et peut penser que les autres sont plus productifs que lui.
Plutôt que de se demander comment il pourrait devenir plus efficace, il se place d’office comme une personne inférieure. C’est un peu comme s’il faisait la course avec un boulet accroché à son pieds et qui le freine en permanence. Au lieu de voir le verre à moitié plein (je veux être plus efficace), il le voit à moitié vide (je ne suis pas assez efficace). Inertie garantie !
C’est très dommageable dans la mesure où les personnes qui ne se conçoivent pas de manière aussi négative n’ont pas peur d’échouer et tentent donc plus de choses. Elles savent que dans le pire des cas, elles auront les ressources pour rebondir rapidement.
Le poids des mots dans la construction de l’estime de soi
“C’est bien beau mais on ne va pas tout régler par le langage, ce serait un peu simple, non ?”
Le poids accordé au mots peut en effet sembler démesurer. Sauf, qu’il y a tout lieu de croire qu’il est en fait trop fréquemment sous-estimé.
Il faut toujours garder à l’esprit que notre imaginaire (nos croyances, nos rêves…) est structuré par le langage. Le harcèlement moral ne serait pas si sévèrement puni et on ne dirait pas que les mots tuent s’ils n’avaient pas tant d’influence sur nos vies. Les personnes victimes de maltraitance le savent bien. Il ressort souvent de leur témoignage que les violences psychologiques étaient plus douloureuses que les coups.
Lorsque nous parlons, même intérieurement, nous sommes pétris de croyances dont nous n’avons pas conscience et qui nous viennent de nos parents, de nos professeurs, de nos amis…
Si ces croyances sont limitantes et nous dévalorisent, cela peut être terrible pour le développement de l’estime de soi. Il faut donc en prendre conscience et faire son introspection pour les mettre à nu. Si vous découvrez que certaines personnes dans votre entourage alimentent cette tournure d’esprit négative, dites leur que cela vous affecte. Si elle ne le comprennent pas, essayez de prendre une certaine distance.
Le quotient émotionnel a plus d’impact sur la réussite professionnel que le QI
Nous disions précédemment que les personnes qui ne se concevaient pas de manière négative partaient avec un coup d’avance. Ces personnes ne sont pourtant pas plus intelligentes, loin de là ! Elles sont juste plus armées émotionnellement. Cela rejoint l’idée selon laquelle l’intelligence émotionnelle entrerait bien plus en jeu dans la réussite professionnelle que le QI.
Cette démonstration nous vient du psychologue Daniel Goleman, au terme d’une étude menée auprès de 500 entreprises en 1995. Il a notamment mis en évidence que la confiance en soi, la prise de conscience, la maîtrise de soi et l’intégrité ne sont pas seulement des gages de réussites individuelles à un poste. Ils contribuent aussi grandement à la réussite et à la productivité de l’entreprise.
Il va donc falloir casser cette spirale de la mésestime de soi en surveillant notamment votre langage. Toutes ces petites phrases qu’on se répète l’air de rien et dont on a à peine conscience sont un boulevard vers la perte d’estime de soi et l’inhibition. Or, celles-ci alimentent tout ce que vous voulez éviter, à savoir, le manque de productivité et la procrastination. Cercle vicieux vous avez dit ?
4- Je suis en baisse de productivité : cherchez ce qui vous motive encore dans votre travail
Nous avons tendance à croire que nos motivations et nos goûts sont durables car il est sécurisant d’avoir l’impression de bien se connaître. C’est aussi utile d’un point de vue social, puisque cela nous aide à définir notre place dans la société.
C’est très bien pour se donner une contenance, mais cela peut nuire à notre lucidité et à notre authenticité, car nos goûts et nos attentes évoluent sans cesse. Si vous vous étonnez de ce que votre efficacité à effectuer une tâche a baissé, c’est peut-être que vous devez apprendre à retrouver en vous la flamme des débuts.
Bien sûr, vous n’allez pas changer de métier juste parce que vous rencontrez une petite baisse de régime. Il peut cependant être bon de faire le bilan de ce qui vous anime (ou animait) dans cette profession. Dans n’importe quelle activité, il y a une période de découverte et de formation qui peut être très excitante. Cependant, cette phase ne dure qu’un temps et il faut pouvoir dépasser ce stade pour trouver un intérêt durable dans ce que l’on fait.
Pour cela, il peut être intéressant de noter sur une feuille de papier vos objectifs professionnels (à court, moyen et long terme). Cela peut vous permettre d’enrichir vos missions si vous estimez qu’il faut vous formez de nouveau pour atteindre vos objectifs.
Attention cependant s’il s’agit d’une perte d’intérêt chronique. Le fait de s’ennuyer au quotidien dans votre travail porte un nom, le bore-out. C’est un risque psychosocial avéré qui peut durablement miner votre estime de vous-même. Jetez un œil à cet article pour trouver des solutions si vous vous pensez concerné :
Je m’ennuie au travail : n’attendez pas pour réagir
Si vous êtes salarié, vous pouvez en parler à votre manager ou DRH, qui peuvent trouver un intérêt à ce que vos missions évoluent. On y pense rarement, mais des initiatives de votre part peuvent être très bien reçues par votre entreprise. Cela peut même augmenter votre valeur perçue puisque vous démontrerez ainsi votre capacité à évoluer et à prendre des risques.
Si malgré tous vos efforts vous n’arrivez plus à trouver d’évolution possible à votre travail, il est peut-être temps d’en changer. N’hésitez pas à faire un bilan de compétence pour vous y aider. S’épanouir professionnellement est quelque chose qui augmente considérablement la confiance en soi et qui contribue au bonheur, c’est essentiel !
Que faut-il retenir ?
Les 4 causes identifiées dans cet article ont été abordées parce qu’elles sont particulièrement nuisibles à votre efficience et à votre épanouissement professionnel. Il est d’autant plus désirable de vouloir les corriger que le manque d’efficacité est d’avantage un symptôme qu’un défaut en soi. En traitant ses causes, vous améliorerez votre productivité, mais pas seulement. Identifier les raisons de son manque d’efficacité peut aussi permettre de davantage se connaître et de mieux gérer ses émotions. Qui dit mieux ?
